云南会议之旅          

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会议报到

1.昆明国旅将根据会议人数多少以及会议报到程序而做出会议报到工作流程，会务组认可后，由会务组、昆明国旅以及酒店三方协同工作。

2.一般学术性会议可以有以下工作：会务组签到、会议资料分发、会务费收缴、酒店房间分派、酒店客房入住、旅游咨询、票务实时预订、VIP客人接待等，昆明国旅可以为会务组完成所有报到程序。

会议报到：第一印象很关键

 迎接参会嘉宾、现场运作、安排工作人员和良好的交通安排是会议报到和现场管理顺利进行的关键部分。第一印象很重要。现场报到是大家露面的时候，前来露面的参会人员、展览者、演讲人和主办者都有他们自己的日程。每个人都是有备而来，每个人都应该得到最热情周到的服务。

欢迎参会者并帮助他们进行报到是会议殷勤待客的重要表现。

现场的后勤工作：

1、报到小组：被选派现场报到工作的人员应该是经过培训并熟悉后勤和报到工作的方方面面。每位工作人员都应有该酒店内所有与会议有关的场所的方位图。关键人员在整个会议期间还应配有通讯工具以便及时沟通情况和随时到位。书面的工作指示和行为规范也是不可少的。必须让现场工作人员清楚以下几件事：
会议活动的日程表；
各种活动次数；
工作人员的分配；
一些必需场所的位置（商务中心、洗衣房、大堂洗手间等）

2、报到人员的分配：
分配的报到人员要充足，如有需要，可指定后备人员；
选择合适性格的人员作为接待员。外向、愉快和乐于助人是必需具备的；
一定要选派一名调解人。擅于解决突发事件及双方的关系，使双方感到满意；
对于大型会议的大批工作人员，建议提供一个专门的休息室；
报到地点一定备有充足的会议介绍、地图和相关资料用来发放；
发给每个工作人员一张急救电话号码表。应包含主要航空公司、出租车公司和会议有关方面的电话号码；报到处要始终有一位工作人员，负责传信联络。

3、指示牌：参会者在酒店迷了路是最令人沮丧和懊恼的事情。所以必须准备足够的指示牌，按所需位置摆放，以保证参会者能毫不费力地找到想去的地方。

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